ขั้นตอนการจัดเบรคประชุม พร้อมเทคนิคจัดเบรคประชุมให้ถูกใจ
Publsihed Date : 2025-01-16
การจัดเบรคประชุมเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุม สร้างบรรยากาศที่ดี และความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วม บทความนี้ขอจะแนะนำขั้นตอนการจัดเบรคประชุมให้ออกมาราบรื่น พร้อมเทคนิคการจัดช่วงพักให้ถูกใจทุกคนที่เข้าร่วม
หากใครกำลังมองหาอาหารเซ็ต ในราคาย่อมเยา จัดทำโดยทีมเชฟโรงแรมและพนักงานมืออาชีพ สามารถติดต่อเราได้ผ่านปุ่มด้านล่างนี้เลย!
ความสำคัญของการจัดเบรคประชุม
การจัดเบรคประชุมหรือสัมมนาไม่ใช่เพียงแค่การพักรับประทานอาหารว่างเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์มากมาย เช่น
- ช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้พักผ่อนและได้ Reset กลับมามีสมาธิ
- เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมได้เกิดการพูดคุยและทำความรู้จักกัน
- แลกเปลี่ยนความคิดเห็น กระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ หรือตามเนื้อหาประชุม
- ลดความเครียดและเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุม
5 ขั้นตอนการจัดเบรคประชุมอย่างมืออาชีพ
1. วางแผนล่วงหน้า
กุญแจสำคัญของการจัดเบรคประชุมให้ราบรื่นนั้นคือ การวางแแผนล่วงหน้า ผู้จัดประชุมควรมีข้อมูลเบื้องต้นให้ครบถ้วนเช่น จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ระยะเวลาของการประชุม งบประมาณในการจัดประชุม สถานที่ในการจัดประชุม ความต้องการพิเศษของผู้เข้าร่วม (เช่น ข้อจำกัดทางด้านร่างกาย โรคประจำตัว) และอื่น ๆ
2. กำหนดเวลาเบรคที่เหมาะสม
การจัดเวลาเบรคที่เหมาะสมช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีสมาธิตลอดระยะเวลาการประชุม โดยผู้จัดควรพิจารณาจัดเบรคทุก 60-90 นาที ให้เวลาเบรค 15-20 นาที (ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระยะเวลาประชุมทั้งหมด) และหลีกเลี่ยงการจัดเบรคในช่วงที่มีการนำเสนอข้อมูลหรือมีการถกประเด็นสำคัญ
3. เลือกอาหารและเครื่องดื่มให้เหมาะสม
อาหารและเครื่องดื่มเป็นส่วนสำคัญของการจัดเบรค ผู้จัดประชุมหรือสัมมนาควรให้ความสำคัญกับความหลากหลายของอาหาร เป็นอาหารเพื่อสุขภาพ มีขนาดพอดีคำ หยิบทานง่าย ไม่หกเลอะเทอะ สะอาด มีตัวเลือกสำหรับผู้แพ้อาหาร และเครื่องดื่มที่ช่วยเพิ่มพลังงาน ทั้งหมดนี้ควรคำนึงถึงข้อจำกัดและความต้องการพิเศษของผู้เข้าร่วม เช่นอาหารที่ต้องเลี่ยง หรืออาหารทางศาสนา
4. จัดเตรียมสถานที่
สถานที่จัดเบรคสัมมนาหรือประชุมควรมีบรรยากาศที่ผ่อนคลาย เอื้อต่อการพูดคุย มีแสงธรรมชาติ มีการระบายอากาศที่ดี และกว้างขวางมากพอต่อการจัดโต๊ะ เก้าอี๊ประชุมให้ไม่แน่นจนเกินไป ผู้นำประชุมสามารถเดินเข้าหาผู้ร่วมประชุมได้อย่างง่ายดาย มีมุมจัดเบรคและสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น ห้องน้ำหรือกระดาษทิชชู่
5. เตรียมกิจกรรมเสริม
ผู้จัดควรเตรียมกิจกรรมเสริมเพื่อช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีและกระตุ้นการมีส่วนร่วม โดยเกมสามารถเป็นเกมสั้นๆ ที่สนุกสนาน การสาธิตผลิตภัณฑ์หรือบริการ การนวดผ่อนคลายสั้นๆ หรือกิจกรรม Team Building ก็ได้ หากใครต้องการไอเดียก็สามารถอ่านบทความ 14 เกมละลายพฤติกรรมสั้นๆ ของเราได้
5 เทคนิคการจัดเบรคประชุมให้ถูกใจ
- ใส่ใจรายละเอียด : การใส่ใจรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ สามารถสร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมสัมมนาได้ เช่น จัดเตรียมป้ายชื่อของแต่ละผู้เข้าร่วม ป้ายชื่ออาหารและเครื่องดื่ม ตกแต่งสถานที่ให้สวยงาม เตรียมอุปกรณ์เสริม เช่น กระดาษทิชชู่ ช้อนส้อม จานกระดาษ
- คำนึงถึงความหลากหลาย : ผู้เข้าร่วมประชุมอาจมีความต้องการ ข้อจำกัดที่แตกต่างกัน เช่น อาหารสำหรับผู้ทานมังสวิรัติ อาหารฮาลาล อาหารปราศจากกลูเตน เครื่องดื่มที่ไม่มีคาเฟอีน
- ใช้เทคโนโลยีช่วย : เทคโนโลยีสามารถช่วยให้การจัดเบรคมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น แอปพลิเคชันสำหรับสั่งอาหาร ระบบลงทะเบียนออนไลน์ QR Code สำหรับดูเมนูอาหาร หรือเว็บสร้าง Poll เช่น Kahoot
- สร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลาย : บรรยากาศที่ผ่อนคลายช่วยให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกสดชื่นและพร้อมสำหรับการประชุมต่อ เปิดเพลงเบาๆ จัดมุมพักผ่อน หรือมีพิธีกรคอยสร้างบรรยากาศ หรือพนักงานช่วยดำเนินงานให้ราบรื่น
- รับ Feedback : การรับฟังความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมช่วยให้ผู้จัดสามารถนำข้อมูลไปใช้ปรับปรุงการจัดเบรคในครั้งต่อไป แจกแบบสอบถามสั้นๆ สอบถามความคิดเห็นโดยตรง หรือเปิดช่องทางให้แสดงความคิดเห็นออนไลน์
การจัดเบรคประชุมไม่เพียงแต่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้หยุด ผ่อนคลาย แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการประชุมโดยรวมด้วย การวางแผน การเลือกอาหารและเครื่องดื่มให้เหมาะสม และการสร้างบรรยากาศที่ดีล้วนเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้การจัดประชุมครั้งนั้นๆ ออกมาอย่างที่คาดหวัง และสร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมได้