สัมมนาคืออะไร มีอะไรบ้าง ? พร้อมเทคนิคจัดให้ประสบความสำเร็จ
Publsihed Date : 2023-11-03
สัมมนาเป็นหนึ่งวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแบ่งปันความรู้ เข้าถึงและมีส่วนร่วมกับผู้มางาน และยังสามารถช่วยสร้างชื่อเสียงให้กับตัวเองในฐานะผู้เชี่ยวชาญในเรื่องที่บรรยายอีกด้วย ไม่ว่าคุณกำลังวางแผนบรรยายเกี่ยวกับการศึกษา จัดเวิร์กช็อปการพัฒนาวิชาชีพ อบรมพนักงาน หรือประชุมธุรกิจ ความสำเร็จในการจัดสัมมนาของคุณนั้นจะขึ้นอยู่กับการวางแผนและการดำเนินการที่รอบคอบ รัดกลุม ในบทความนี้ เราจะขอแนะนำว่าการสัมมนาคืออะไร มีรูปแบบอะไรบ้าง มีเทคนิคในการจัดสัมมนาอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ และรูปแบบการจัดห้องที่เหมาะสมกับการสัมมนาประเภทต่างๆ
สัมมนา (Seminar) คืออะไร ?
งานสัมมนา คือการประชุมที่มีผู้บรรยาย ผู้ชี้แนะ และผู้เข้าร่วมงานมาให้ความรู้ แลกเปลี่ยนข้อมูล ทำกิจกรรมร่วมกัน มารวมตัวกันเพื่อหารือและเรียนรู้เกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะ การสัมมนามักถูกจัดขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกในการเรียนรู้แบบโต้ตอบ แบ่งปันความรู้ และให้โอกาสผู้เข้าร่วมได้มีส่วนร่วมในการถาม-ตอบ หารือกันในหัวข้อต่างๆ อาจมีรูปแบบและขนาดได้หลายรูปแบบ ตั้งแต่การประชุมขนาดเล็กแบบไม่เป็นทางการไปจนถึงการประชุมขนาดใหญ่ที่เป็นทางการ
รูปแบบในการจัดสัมมนา
- การสัมมนาสถานที่จริง (In-Person Seminars) : การสัมมนารูปแบบนี้จัดขึ้นในสถานที่จริง เช่น ศูนย์การประชุม ห้องประชุม โรงแรม หรือสถาบันการศึกษา การสัมมนาแบบนี้จะช่วยให้เกิดการพูดคุย ทำความรู้จักกันระหว่างผู้เข้าร่วมโดยตรง โดยสัมมนามักประกอบด้วย presentation เวิร์กช็อป และการทำกิจกรรมแบบกลุ่ม
- การสัมมนาผ่านเว็บ (Webinars) : การสัมมนาผ่านเว็บเป็นการสัมมนาออนไลน์ โดยทั่วไปแล้วจะเกี่ยวข้องกับการสอนสดหรือเปิดชุดวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้าแล้วให้ได้ดู แต่จะเปิดให้ผู้เข้าร่วมสามารถโต้ตอบกันเองและผู้บรรยายได้ เช่น ช่วงถามตอบและห้องสนทนา หนึ่งในข้อดีของการสัมมนาผ่านเว็บ ก็คือผู้เข้าร่วมสามารถเข้าถึงได้จากที่ไหนก็ได้ ณ เวลาที่กำหนด
- การสัมมนาแบบผสม (Hybrid Seminars) : การสัมมนาแบบผสม คือการผสมองค์ประกอบของรูปแบบสถานที่จริงและแบบออนไลน์ เช่น ผู้เข้าร่วมบางคนเดินทางมาสถานที่จริง ในขณะที่คนอื่นๆ เข้าร่วมจากระยะไกลผ่านแพลตฟอร์มหรือโปรแกรมประชุม การสัมมนาแบบผสมให้ความยืดหยุ่นในขณะที่ยังคงเปิดให้ผู้เข้าร่วมสามารถทำความรู้จัก ตอบโต้กันได้
- เวิร์คช็อป (Workshops) : เวิร์คช็อปเป็นการสัมมนาเชิงโต้ตอบที่เน้นการเรียนรู้แบบลงมือปฏิบัติจริง ผู้เข้าร่วมจะได้ฝึกปฏิบัติ ทำกิจกรรมกลุ่ม และแก้ปัญหาต่างๆ เวิร์คช็อปเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเสริมสร้างทักษะ และการส่งเสริมการเรียนรู้ร่วมกัน
- การอภิปรายโต๊ะกลม (Roundtable Discussions) : การสัมมนาโต๊ะกลมนำกลุ่มผู้เชี่ยวชาญหรือผู้เข้าร่วมกลุ่มเล็กๆ มารวมตัวกันเพื่อมีส่วนร่วมในการอภิปรายแบบเปิด การสัมมนาแบบนี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้เข้าใจเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะอย่างลงลึก ซึ่งเอื้อต่อการระดมความคิดและแบ่งปันมุมมองที่แตกต่าง
- การอภิปรายแบบกลุ่ม (Panel Discussions) : การสัมมนาแบบกลุ่มประกอบด้วยกลุ่มผู้เชี่ยวชาญหรือวิทยากรหลากหลายคนบรรยายหรือนั่งถกอยู่ในหัวข้อใหญ่เดียวกัน อาจจะแบ่งหัวข้อย่อยให้กับวิทยากรในการอธิบายแต่ละคน ผู้บรรยายจะเสนอมุมมอง ข้อมูลเชิงลึก และความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ที่แตกต่างกัน และผู้ชมอาจมีโอกาสถามคำถาม
- การสัมมนาการประชุม (Conference Seminars) : การสัมมนาการประชุมคือส่วนหนึ่งของการประชุมขนาดใหญ่ ซึ่งครอบคลุมหัวข้อที่หลากหลายภายในอุตสาหกรรมหรือสาขาเฉพาะ การสัมมนาการประชุมจะประกอบด้วยวิทยากรหลายท่าน มีหลายเซสชัน และผู้เข้าร่วมมีโอกาสในการสร้างคอนเน็คชั่น
- สัมมนา (Seminar Series) : ชุดสัมมนาประกอบด้วยลำดับของการสัมมนาที่เกี่ยวข้องกันเหมือนซีรีส์ EP0 EP1 EP2 ไล่กันไป ซึ่งมักจะครอบคลุมหัวข้อเรื่องหรือหัวข้อเฉพาะเจาะจงที่ต่อเนื่องเกี่ยวข้องกัน ซีรีส์เหล่านี้ช่วยให้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้เรียนรู้แบบเชิงลึกและเป็นขั้นเป็นตอนได้เป็นระยะเวลานาน
- การสัมมนาขององค์กร บริษัท (Corporate Seminars) : โดยส่วนใหญ่การสัมมนาขององค์กรจะพูดถึงหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาทางวิชาชีพ ความเป็นผู้นำ และประเด็นเฉพาะของอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องนั้นๆ สามารถจัดขึ้นในรูปแบบต่างๆ ทั้งในสถานที่ ออนไลน์ หรือเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมใหญ่ Town hall
- การบรรยายสาธารณะ (Public Lectures) : แม้จะไม่ใช่การสัมมนาที่เข้มงวด แต่การบรรยายสาธารณะมักมีรูปแบบที่คล้ายคลึงกับงานสัมมนาอื่นๆๆ ซึ่งงานสัมมนาแบบนี้ มักจะมีวิทยากรเพียงคนเดียวที่พูดคุยกับผู้ชมจำนวนมากในหัวข้อเฉพาะ โดยทั่วไปการบรรยายสาธารณะจะเป็นการให้ข้อมูลเพียงฝ่ายเดียว โดยไม่รวมการเปิดให้ตอบ คำถาม หรือมีส่งเสริมให้ผู้ฟังได้ตอบโต้กันเอง
เทคนิคการจัดสัมมนาให้ประสบความสำเร็จ
1. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ
ก่อนที่คุณจะเริ่มวางแผนจัดงานสัมมนา ให้เริ่มจากการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ตั้งคำถามอย่าง ความสำเร็จของงานสัมมนานี้คืออะไร? ไม่ว่าจะเป็นการให้ความรู้แก่ผู้เข้าร่วม การสร้างโอกาสในการขาย หรือเน็ตเวิร์กกิ้ง การทำความเข้าใจเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ จะเป็นไกด์ไลน์หรือแนวทางในกระบวนการวางแผนการสัมมนาทั้งหมด
2. ระบุกลุ่มเป้าหมายของคุณ
การรู้จักกลุ่มเป้าหมายเป็นเรื่องสำคัญสำหรับการออกแบบเนื้อหาสัมมนา การตลาด และรูปแบบให้ตรงกับความต้องการและความชอบของพวกเขา สามารถเริ่มได้จากตรวจดูกลุ่มอายุ เพศ ความสนใจ และระดับความรู้เมื่อออกแบบสัมมนา ทั้งนี้ก็เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหางานสัมมนาจะถูกใจผู้เข้าร่วมงาน
3. เลือกหัวข้อที่เหมาะสม
เลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้อง น่าสนใจ และมีคุณค่าต่อกลุ่มผู้ฟังของคุณ ความสำเร็จของการสัมมนาหลักๆ เลยจะขึ้นอยู่กับเนื้อหา ดังนั้นคุณควรทำให้แน่แน่ใจว่าจะพูดถึงประเด็นปัญหา แนวโน้ม หรือความท้าทายที่เกิดขึ้นอยู่ในอุตสาหกรรมหรือหัวข้อที่คุณนำมาพูดในปัจจุบัน ซึ่งหากใครยังคิดหัวข้อสัมมนาไม่ออก เราขอแนะนำบทความ 15 หัวข้อสัมมนาที่น่าสนใจ เพื่อเป็นไอเดียเบื้องต้นเอาไปใช้ต่อยอดคิดหัวข้อใหม่ๆได้
4. วางแผนวาระสัมมนา
สร้างวาระการประชุมอย่างละเอียด ซึ่งวาระนี้จะเป็นตัวสรุปแต่ละส่วนของงานสัมมนา แบ่งแต่ละช่วงออกเป็นเซสชัน โดยแต่ละเซสชันมีหัวข้อ ผู้บรรยาย และช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจง เช็คให้แน่ใจว่ามีแต่ละช่วงมีเวลาพอสำหรับการนำเสนอ การอธิบาย และช่วงถาม-ตอบ หรือกิจกรรมอื่นๆเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม
5. เลือกผู้บรรยาย
คุณภาพของวิทยากรของงานสัมมนามีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของการสัมมนา เลือกผู้บรรยายที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ และน่าเชื่อถือ ที่สามารถถ่ายทอดข้อความ เนื้อหาของการสัมมนาได้อย่างมีประสิทธิภาพ วิทยากรรับเชิญหรือผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและดึงดูดผู้เข้าร่วมงานได้มากขึ้น
6. ทำการตลาด
เพื่อดึงดูดผู้เข้าร่วมงาน การตลาดจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ ให้เราเลือกใช้ช่องทางการตลาดที่หลากหลาย เช่น โซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ หรือกลุ่ม Line เพื่อสร้างกระแส ประชาสัมพันธ์ให้กับงานสัมมนาของคุณ เสนอส่วนลดหรือสิ่งจูงใจสำหรับผู้ที่จองล่วงหน้าเพื่อดึงดูดให้คนทำการลงทะเบียนล่วงหน้า
7. เลือกสถานที่จัดงานสัมมนา
การเลือกสถานที่จัดงานสัมมนาที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ตัวสถานที่นั้นควรเข้าถึงได้ง่าย มีพื้นที่รองรับเพียงพอสำหรับผู้ฟัง และสามารถจัดเตรียมอุปกรณ์ภาพและเสียงพื้นฐานที่จำเป็น บรรยากาศของสถานที่จัดงานควรสอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการสัมมนา
8. จัดหาวัสดุและทรัพยากร
เตรียมเอกสารการสัมมนา เช่น เอกสารแจก สมุดงาน ไฟล์ PDF หรือข้อมูลอื่นๆที่ผู้เข้าร่วมสามารถใช้ดูประกอบระหว่างและหลังการสัมมนา สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มประสบการณ์การเรียนรู้และสร้างความประทับใจแก่ผู้เข้าร่วม
9. การลงทะเบียนและการจอง
จัดการการลงทะเบียนให้มีประสิทธิภาพ สะดวกและง่าย ผ่านเว็บไซต์ของตัวเอง หรือแพลตฟอร์มการจัดงานสัมมนาโดยเฉพาะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้งานง่ายและมีตัวเลือกการชำระเงินให้เลือกเยอะ เช็คให้แน่ใจว่าการลงทะเบียนทั้งทางออนไลน์และในสถานที่จัดงานสามารถรองรับความต้องการของผู้เข้าร่วมได้
10. จัดกิจกรรมให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม
จัดเซสชันถามตอบ Brainstorm แบบกลุ่ม และกิจกรรมกลุ่ม ลองใช้โพลและแอปที่สามารถเก็บข้อมูลแบบ real-time ใช้โต้ตอบเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมกันมากขึ้นอย่าง Kahoot
11. สร้างเครือข่าย
อำนวยความสะดวกในการสร้างคอนเน็กชั่นระหว่างผู้เข้าร่วม เช่นออกแบบหรือใข้ช่วงพักเป็นช่วงทำความรู้จัก จัดทำป้ายชื่อ หา moderator ช่วยผู้เข้าร่วมทำ ice-breaking และสร้างพื้นที่ให้ผู้เข้าร่วมได้เชื่อมต่อและแบ่งปันประสบการณ์ของพวกเขา
12. ประเมินและรวบรวมคำติชม
หลังจากเสร็จสิ้นการบรรยายหรืองานสัมมนา อย่าลืมรวบรวมคำติชมจากผู้เข้าร่วมเพื่อประเมินความสำเร็จของงานและเช็คประเด็นที่ต้องปรับปรุง ใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับปรุงงานสัมมนาในอนาคตของคุณและหาลูกค้าประจำ สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นกับผู้ชมของคุณ
13. ติดตามและรักษาฐานผู้ฟัง
หลังจากจบงานสัมมนา อย่าลืมติดตามผล และหมั่นคุยกับผู้เข้าร่วม ไม่ว่าจะเป็นผ่าน Newsletter กลุ่ม Line หรือเฟสบุ๊ก
การจัดห้องสัมมนา
จัดรูปแบบห้องเรียน (Classroom)
- ความเหมาะสม : การจัดห้องแบบนี้เหมาะสำหรับการสัมมนาและเวิร์คช็อปที่ให้ผู้ฟังโฟกัสกับผู้บรรยาย
- วิธีจัด : โต๊ะเป็นแถวและมีเก้าอี้หันหน้าไปด้านหน้าทางเดียวกัน แต่ละโต๊ะมีกระดาษ สมุดสำหรับจด เขียน
- ตำแหน่งผู้บรรยาย : ผู้นำเสนออยู่ด้านหน้า มักใช้โพเดียมหรือโปรเจ็กเตอร์เป็นสื่อการสอน
จัดรูปแบบโรงละคร (Theater)
- ความเหมาะสม : เหมาะสำหรับงานสัมมนาที่มีผู้เข้าร่วมเป็นจำนวนมากหรือเน้นไปที่การสื่อสารทางเดียว
- วิธีจัด : วางแถวเก้าอี้หันหน้าไปทางเวทีหรือจุดโฟกัสตรงกลาง
- ตำแหน่งผู้บรรยาย :โดยทั่วไปผู้นำเสนอจะใช้เวที แท่น หรือโปรเจ็กเตอร์ในการนำเสนอ
จัดรูปแบบตัวยู (U-Shape)
- ความเหมาะสม : เหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานสัมมนาที่เน้นการอภิปรายและมีปฏิสัมพันธ์กับผู้เข้าร่วมเล็กน้อย
- วิธีจัด : โต๊ะจัดเป็นรูปตัว U มีเก้าอี้ล้อมรอบด้านนอก
- ตำแหน่งผู้บรรยาย :โดยทั่วไปแล้วปลายเปิดของรูปตัว U จะเป็นจุดที่ผู้นำเสนอหรือวิทยากรยืน
จัดรูปแบบห้องเรียนเชฟรอน (Chevron Classroom)
- ความเหมาะสม : การผสมผสานระหว่างการจัดห้องแบบห้องเรียนและการจัดห้องรูปแบบตัว U ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถเพ่งสมาธิไปในจุดเดียวกัน
- วิธีจัด : แถวโต๊ะพร้อมเก้าอี้เป็นรูปตัววีหรือลายบั้ง
- ตำแหน่งผู้บรรยาย : ผู้นำเสนอสามารถยืนที่ปลายเปิดของวีได้
จัดรูปแบบเก้าอี้วงกลม (Circle Of Chairs)
- ความเหมาะสม : ช่วยส่งเสริมการสนทนาแบบเปิดและการอภิปรายกลุ่ม เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสัมมนาที่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมอย่างจริงจัง
- วิธีจัด : เก้าอี้เรียงเป็นวงกลมหรือวงรี หันหน้าเข้าหากัน
- ตำแหน่งผู้บรรยาย : นั่งอยู่ร่วมกับผู้เข้าร่วมงานสัมมนาทำหน้าที่เป็นผู้ชี้แนะมากกว่าผู้บรรยาย
จัดรูปแบบห้องประชุม (Conference)
- ความเหมาะสม : เหมาะกับการสัมมนาขนาดเล็กแบบใกล้ชิดและการอภิปรายแบบกลุ่ม
- วิธีจัด : โต๊ะสี่เหลี่ยมหรือวงรีพร้อมเก้าอี้ มักมีจุดโฟกัสตรงกลาง
- ตำแหน่งผู้บรรยาย : นั่งอยู่ร่วมกับผู้เข้าร่วมงานสัมมนาทำหน้าที่เป็นผู้ชี้แนะมากกว่าผู้บรรยาย
จัดรูปแบบคลัสเตอร์
- ความเหมาะสม : เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันหรือการประชุมกลุ่มเล็กๆ
- วิธีจัด : โต๊ะเล็กหรือกลุ่มโต๊ะพร้อมเก้าอี้
- ตำแหน่งผู้บรรยาย : ผู้บรรยานทำหน้าที่เป็นผู้ชี้แนะ สามารถเดินไปได้รอบๆงานสัมมนา
จัดรูปแบบคาบาเร่ต์ (Cabaret)
- ความเหมาะสม : เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสัมมนาพร้อมมื้ออาหาร หรือเมื่อต้องการการนำเสนอและการรับประทานอาหารร่วมกัน
- วิธีจัด : โต๊ะกลมพร้อมเก้าอี้ มักหันหน้าไปทางด้านหน้าเท่านั้น
- ตำแหน่งผู้บรรยาย : ผู้นำเสนอสามารถยืนหรือนั่งในส่วนที่ว่างของโต๊ะ หันหน้าเข้ากับผู้ร่วมงาน
จัดรูปแบบห้องจัดเลี้ยง (Banquet & Chinese Banquet)
- ความเหมาะสม : ใช้สำหรับการสัมมนาอย่างเป็นทางการพร้อมมื้ออาหาร
- วิธีจัด : โต๊ะหรือโต๊ะกลมพร้อมเก้าอี้ทุกตัวหันหน้าไปทางด้านหน้า
- ตำแหน่งผู้บรรยาย : โดยทั่วไปผู้นำเสนอจะยืนอยู่ที่บริเวณด้านหน้า ในส่วนที่กำหนดไว้ คล้ายกับเวทีหรือแท่น
การจัดงานสัมมนาให้ประสบความสำเร็จต้องมีการวางแผนที่รอบคอบ ใส่ใจในรายละเอียด และทำความเข้าใจถึงความต้องการของผู้ที่มาร่วมงาน ซึ่งหากเราได้กำหนดวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน เลือกหัวข้อที่เหมาะสม เลือกวิทยากรที่เชี่ยวชาญ น่าเชื่อถือ เพียงเท่านี้ก็สามารถเพิ่มโอกาสการจัดงานสัมมนาที่ประสบความสำเร็จ ที่สุดท้ายจะสร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมงานได้มากขึ้นเยอะแล้ว